Kamu ingin pandai menulis?
Ya, tentu ingin. Pandai menulis itu penting. Dikatakan penting karena dimana-mana dalam kehidupan dewasa ini diperlukan kepandaian menulis. Jarang sekali dalam kehidupan kita yang luput dari aktivitas menulis. Kalau kita menjadi pedagang, kita perlu mencatat keluar-masuknya barang dagangan. Kalau kita bekerja sebagai perawat atau dokter juga harus mampu menulis dengan baik untuk mencatat jenis obat atau resep yang harus diberikan kepada pasien. Kalau kita bekerja di bank juga sama halnya dengan pedagang, perawat maupun dokter. Apalagi kalau kita menjadi guru atau bekerja di kantor, semua waktu kita lebih banyak terkait dengan masalah tulis-menulis. Jadi, kalau demikian maka jelas sekali bahwa kita harus pandai menulis.Menulis adalah keterampilan produktif dengan menggunakan tulisan. Menulis dapat dikatakan suatu keterampilan berbahasa yang paling rumit diantara jenis-jenis keterampilan berbahasa lainnya. Ini karena menulis bukan sekedar menyalin kata-kata dan kalimat-kalimat, melainkan juga mengembangkan dan menuangkan pikiran-pikiran dalam suatu struktur tulisan yang teratur. Seperti diketahui, menulis itu adalah sebuah keterampilan sehingga dapat dilatih sedemikian rupa meningkatkan kemampuan tersebut. Dalam dunia penulisan, pengertian keterampilan menulis seringkali menjadi sesuatu yang biasa sehingga banyak yang tidak memahami pengertian yang sesungguhnya. Hal ini banyak dibuktikan dari kenyataan banyak yang menganggap bahwa menulis itu ditentukan karena bakat.
Pernah menerima surat dari temanmu? Tentu saja pernah. Pernah menulis surat keterangan sakit ke sekolah? ya, tentu juga pernah. Memang, hampir semua orang yang pandai menulis dan mempunyai anggota keluarga di tempat lain yang jauh tentu pernah menerima atau mengirim surat. Walaupun sering menulis surat, atau sering menerima surat, belum tentu dapat menjawab pertanyaan: Apa itu surat? Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, sikap, dan lain-lain. Dengan menggunakan surat pun dalam menyampaikan informasi kepada orang lain jauh lebih baik dibandingkan dengan telepon, radio maupun pesan lisan.
 |
| TERAMPIL MENULIS SURAT |
Pengertian Surat
Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, sikap, dan lain-lain. Dengan menggunakan surat pun dalam menyampaikan informasi kepada orang lain jauh lebih baik dibandingkan dengan telepon, radio maupun pesan lisan.Sejak jaman dahulu hingga sekarang, orang tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan orang lainnya, baik yang berada disekitarnya maupun di tempat yang jauh. Melalui surat, segala pemberitahuan, pernyataan, keterangan, permintaan, laporan, tuntutan, dan sanggahan dapat dengan mudah dipahami. Pada jaman dahulu, bentuk surat sangat sederhana, baik penulisan, bahan maupun cara mengirimkannya. Walaupun sekarang peralatan komunikasi telah sedemikian maju dan canggih sesuai dengan kemajuan teknologi, peranan surat masih tetap dibutuhkan dan dilakukan setiap orang.
Fungsi Surat
Surat merupakan media atau alat komunikasi tertulis, tentu saja memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut.a) Sarana Komunikasi
Walaupun jarak memisahkan antara pengirim dan penerima surat, surat tetap dianggap sebagai sarana untuk saling menukar informasi atau saling menyampaikan pesan secara ekonomis, praktis, dan efektif.
b) Sebagai Pengganti Diri atau Orang lain
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar sampai tuntas. sekalu wakil atau duta, surat dapat menyampaikan hal-hal yang dikehendaki oleh pembuat surat, seperti membawa pesan, misi atau juga informasi yang hendak disampaikan kepada yang berhak menerima surat tersebut tanpa harus datang sendiri. Biaya lebih hemat daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal.
c) Sebagai Bukti Tertulis
Surat dapat dipandang sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai pegangan. Misalnya surat keterangan dokter tentang sakitnya seseorang. Kalau seseorang membawa kendaraan, ia harus membawa Surat Izin mengemudi (SIM) sebagai bukti bahwa ia berhak mengemudi kendaraan. Apabila seseorang akan pindah ke sekolah lain, hanya akan dapat diterima bila mempunyai surat pindah sebagai bukti tertulis.
d) Sebagai Sumber Data dan Keterangan
Surat-surat yang diterima di setiap kantor dari pihak lain semuanya diarsipkan, disimpan dengan baik karena ada gunanya, yaitu sebagai sumber data atau sumber keterangan tentang berbagai macam hal. Seorang kepala kantor bila ingin tahu siapa pegawainya yang mendekati umur pensiun, maka dia dapat menggunakan surat-surat yang ada dalam arsip sebagai sumber keterangan yang sah. Bila ia ingin tahu siapa yang sepatutnya naik pangkat tahun ini, juga dapat diketahui melalui arsip surat-surat.
e) Sarana Pengingat
Surat dapat berguna sebagai sarana pengingat suatu kejadian di masa lalu tentang kegiatan atau aktivitas bagi seseorang sebab memungkinkan suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca.
f) Sebagai Jaminan Keamanan
Surat dapat membantu menjamin keamanan seseorang. Bila di suatu daerah ada kerusuhan atau kondisi tidak aman karena ada peperangan diperlukan adanya surat keterangan jalan. Kalau anda ingin pergi ke negara lain, Anda perlu membawa surat izin masuk. Kalau tidak, tentu saja ada kemungkinan anda ditangkap karena dianggap penjahat atau karena tidak mengikuti ketentuan yang berlaku.
g) Alat Promosi
Dengan lambang atau logo suatu perusahaan atau lembaga yang tercetak pada bagian kepala surat, sebuah surat secara langsung menjadi alat promosi kepada penerima surat atau siapa saja yang berkesempatan melihat atau membacanya.
Jenis-Jenis Surat
Surat juga dapat digolongkan berdasarkan jenisnya, yakni sebagai berikut.a) Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat-menyurat yang bersifat kekeluargaan dalam pergaulan hidup sehari-hari, seperti antara sahabat dan sahabat, antara anak dengan orangtua, serta antara kakak dan adik, bahkan surat undangan juga bagian dari surat keluarga. Misalnya, keluarga mengundang keluarga, kerabat, dan sahabat, yang berlainan tempat. Dengan surat undangan, si penerima berkenan hadir sesuai dengan isi acara dalam surat undangan.
undangan
Kepada
Teman-Temanku Mahasiswa Kelas A.3
di Universitas Muhammadiyah Tangerang
Salam bahagia selalu, alangkah senangnya jika pada hari ulang tahunku yang ke-19 nanti, teman-teman dapat hadir memeriahkan acara tersebut. Acara tersebut diselenggarakan pada:
hari, tanggal : Minggu, 15 Januari 2016
waktu : pukul 10.00-12.00 WIB
Hadir ya, ke rumahku di Kampung Melayu Timur 002/02, Teluknaga. Atas perhatian teman-teman, aku ucapkan terima kasih.
Salam,
Sahabatmu,
Ajeng
Contoh surat undangan
b) Surat Niaga
Surat niaga adalah surat-menyurat yang ditulis oleh orang yang bergerak dalam lapangan perniagaan dan perusahaan. Isinya mengenai soal-soal perniagaan.
KOP SURAT
Hal : Penawaran Handphone Jakarta 25, Desember 2015
Lampiran -
Kepada Yth.:
Kepala Personalia
PT. HOUSE ME
di Jl. Raya Babakan Asem No.15
Dengan Hormat
Memenuhi surat yang telah Bapak Santo Wandoyo kirimkan, mengenai rincian harga Handphone yang kami produksi. Dengan ini, kami mengajukan penawaran sebagai berikut:
1) Harga Handphone Samsung Galaxy Tab 3 dengan Rp 100.000.000
2) Harga Handphone Samsung Galaxy Tab 1 dengan Rp 200.000.000
Keterangan:
1. Harga tersebut sudah termasuk biaya pengiriman jika pemesanan diatas 10 buah.
2. Proses pengiriman akan kami lakukan setelah pembayaran sudah beres.
3. Potongan harga diberikan sebesar 50% untuk pembelian di atas 20 buah dari per merk yang kami tawarkan.
Catatan:
a. Melengkapi pengajuan surat penawaran ini, kami kirimkan brosur dan sample Handphone dari bermacam-macam jenis. Apabila harga yang kami tawarkan cocok dan sesuai, Bapak bisa kontak kami.
Demikian surat penawaran ini kami ajukan dengan harapan informasi yang kami tawarkan berkenan di hati Bapak. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ambar sowinto
Manajer Perusahaan
Contoh surat niaga
c) Surat Dinas
Surat Dinas adalah surat- menyurat yang ditulis oleh lembaga/instansi pemerintah/swasta yang isinya mengenai soal-soal kedinasan yang dibuat dengan segala formalitasnya. Misalnya, surat undangan rapat.
d) Surat Organisasi
Surat organisasi adalah surat-menyurat yang ditulis oleh organisasi yang tidak mencari keuntungan, tetapi bersifat memperjuangkan suatu gagasan, misalnya: organisasi pramuka atau organisasi lainnya.
Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Teluknaga
Jalan Raya Timur No.103,Teluknaga
Teluknaga, 20 Desember 2015
Nomor : 04/SMP-01/IX/2015
Lampiran : 1
Perihal : Undangan
Yth.
Orangtua Siswa-Siswi Kelas IX SMPN 1 Teluknaga
Dengan Hormat,
Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut berupa kunjungan ke laboratorium pertanian IPB. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Sabtu, 30 Desember 2015
pukul : 8.00 s.d 16.00
tempat : Laboratorium Pertanian IPB
Jalan Darmaga Raya, Bogor
Untuk itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk turut mendampingi putra-putrinya selama mengikuti kegiatan tersebut.
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMPN 1 Teluknaga
Agus Wiharyadi, S.Pd.
Contoh Surat Dinas
2.4 Ciri-Ciri Surat yang BaikSuatu surat dapat dikatakan surat yang baik, bila surat itu memiliki ciri-ciri sebagai berikut.
a) Surat itu jelas maksudnya
Bila sebuah surat dengan mudah dipahami pembaca, maka surat itu sudah memenuhi salah satu ciri surat yang baik. Mudah dipahami, diartikan, dan sekali baca sudah dapat dipahami.
b) Surat itu rapi dan menarik
Artinya, surat itu menggunakan bentuk surat yang berlaku umum. Keseluruhan isi surat berada secara penuh di dalam halaman surat; dalam arti, tidak ada bagian yang padat sementara bagian lain kosong. Semuanya kelihatan rapi, baian yang kosong di bawah sama dengan bagian yang kosong di atas.
c) Surat itu menggunakan bahasa yang baik dan benar
Artinya, surat tersebut menggunakan pilihan kata, ungkapan, kalimat yang benar sesuai dengan aturan yang berlaku dan surat itu menggunakan ejaan yang tepat pula.
d) Surat itu memperlihatkan kepribadian yang baik
Cara penulisan menyampaikan gagasan di dalam surat penuh dengan sikap wajar, tidak bergaya sombong dan berkesan menggurui pembaca; juga tidak terlalu merendah-rendahkan diri. Kepribadian yang baik akan terlihat melalui pilihan kata.
e) Surat itu ditulis dengan akurat dan singkat
Tidak ada surat yang baik kalau di dalamnya banyak hal yang salah tulis. Misalnya, nama orang yang seharusnya Zaitun tertulis Zainun. Kesalahan semacam ini dapat disebut dengan penulisan yang tidak akurat atau tidak tepat. Untuk menghasilkan surat yang baik, semuanya harus ditulis dengan teliti tanpa ada kesalahan. Surat yang baik adalah surat yang singkat. Surat yang singkat dikatakan baik karena tidak menyita waktu yang banyak untuk membacanya. Surat yang ditulis panjang lebar belum tentu menjadi lebih jelas; bahkan lebih sering terjadi surat yang panjang justru tidak dapat dipahami pembaca.
Itulah beberapa ciri surat yang baik yang seharusnya lebih diperhatikan di dalam menulis surat, baik itu surat pribadi maupun surat resmi. Bila surat yang ditulis memenuhi kiteria sebagai surat yang baik, dengan sendirinya akan mendapat kesan yang baik bagi pembaca. Sedangkan ciri surat yang tidak baik, pada umumnya merupakan kebalikan dari ciri surat yang baik. Secara lebih rinci, ciri surat yang tidak baik adalah sebagai berikut.
· Susunan surat kacau-balau.
· Kalimat-kalimatnya tidak lengkap dan terpotong-potong.
· Isi dan maksud surat tidak jelas, gagasannya kabur dan bertele-tele.
· Tidak mengindahkan tatabahasa dan Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan.
· Sering menggunakan kata atau kalimat yang tidak fungsional.
· Ketika tidak rapi, banyak kesalahan, dan kotor.
· Bentuk dan susunan bagian surat tidak mengindahkan aturan yang umum berlaku.
· Tidak akurat dalam menuliskan nama orang, nama jalan, nama kota, dan salah dalam menuliskan angka-angka.
· Surat itu panjang dan melebihi satu halaman, padahal surat tersebut mungkin dapat disusun dalam satu halaman saja.
2.5 Bagian Surat
Surat terdiri atas beberapa bagian surat. Tiap-tiap bagian surat mempunyai peranan sendiri-sendiri. Supaya surat kelihatan rapi, menarik, dan memberikan gambaran jelas, bagian-bagian surat itu perlu diatur dan ditempatkan sebaik-baiknya. Adapun bagian-bagian surat, terutama surat resmi, yakni sebagai berikut.
· Kepala Surat
Kepala Surat menunjukkan identitas suatu lembaga atau organisasi. Surat-surat yang menggunakan kop atau kepala surat biasanya merupakan surat-surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan, lembaga, organisasi, atau instansi.
Perhatikan contoh berikut.
a. Ditulis membujur meliputi seluruh bagian kertas surat.
b. Ditempatkan di sebelah kiri atas dari kertas surat.
Organisasi Pelajar Pencinta Lingkungan
Jln. Mojopahit 32, Telepon 1234567
Bandung
PT Anom Lestari
Jln. Taruna II No. 12, Telepon 67890
Jakarta
· Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal merupakan bagian dari surat yang pertama kali ditulis oleh pembuat surat. tempat menunjukkan lokasi atau tempat surat tersebut dibuat. Adapun tanggal adalah tanggal ketika surat tersebut dibuat. Letak penulisan tempat dan tanggal surat disesuaikan dengan format surat, walaupun kebanyakan ditulis disebelah pojok kanan atas.
· Nomor Surat
Dengan mencantumkan nomor surat, seorang pengirim atau si penerima surat dapat mengambilnya dengan mudah apabila sewaktu-waktu surat tersebut dibutuhkan.
Contoh:
No 011/SP/VII/2009
Keterangan:
011 : surat yang ke-11
SP : surat panggilan
VII : dibuat pada bulan Juli
2009 : dibuat pada tahun 2009
· Lampiran
Sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat bersangkutan. Untuk surat resmi dan surat dinas, lampiran surat hendaknya dinyatakan jumlahnya dengan pasti agar jika terjadi sesuatu, seperti kurangnya jumlah surat atau keterangan yang seharusnya dilampirkan, dapat segera dicari atau dinyatakan kepada pembuat surat tersebut.
Contoh:
No :
Lamp. : 5 ekslempar
Hal :
· Hal
“Hal” surat berisikan pokok-pokok isi surat yang ingin ditunjukkan oleh pembuat surat. “Hal” merupakan inti dari isi surat secara keseluruhan. Kalimat yang dicantumkan dalam “Hal” ini hendaknya singkat dan benar-benar menggambarkan keseluruhan inti surat tersebut.
Contoh:
No. :
Lamp. :
Hal : Rapat Anggota Pencinta Alam
· Alamat
Alamat surat dapat dimulai dengan perkataan Kepada. Selanjutnya dapat diikuti dengan kata-kata Yang terhormat (Yth.) Saudara, Tuan, dan sebagainya. Letak atau posisi penulisan alamat dalam ini bergantung pada bentuk surat yang digunakan, walau sudah umum letak penulisannya di sebelah kiri surat.
Contoh:
Kepada Yth. Direksi PT Sinar Maju
Jln. Samoja 115
Bandung 40273
· Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan atau kalimat pembuka yang menyatakan penghormatan di awal surat. Salam pembuka ini penting bagi sebuah surat mengingat hal itu dapat semakin menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang saling belum mengenal antara pembuat dan penerima surat.
Contoh:
Dengan hormat, (umum dipakai)
Tuan/Nyonya/Nona yang terhormat,
Tuan-tuan yang terhormat,
Salam pembukaan untuk surat organisasi/perseorangan banyak jenisnya, bergantung pada selera penulis surat.
Contoh:
Adinda yang tercinta,
Saudara yang budiman,
Sahabat yang baik,
Salam Sejahtera,
Assalamu’alaikum Wr.Wb.,
· Pembuka Surat atau Paragraf Pembuka
Pembuka surat atau paragraf pembuka adalah paragraf pembuka adalah paragraf pendahuluan sebelum masuk ke dalam paragraf inti atau pokok permasalahan yang hendak disampaikan. Paragraf pembuka bersifat basa-basi dan biasanya hanya terdiri atas satu paragraf atau berfungsi sebagai pengantar untuk memulai menulis inti surat atau pokok pembicaraan.
Contoh:
Saya (kami) akan gembira menerima daftar harga buku tentang ......
Dengan menyesal saya (kami) beritahukan bahwa ..............
· Isi Surat
Isi surat adalah hal atau masalah pokok dari surat. pokok pikiran yang dituangkan ke dalam surat merupakan maksud dan tujuan pokok penulisan surat kepada seseorang. Inti surat ini dapat terdiri atas beberapa paragraf.
· Penutup Surat
Paragraf penutup adalah paragraf yang ditulis tidak lagi mengandung hal-hal pokok. Seperti halnya paragraf pembuka, paragraf penutup ini hanyalah bersifat basa-basi dan biasanya hanya terdiri atas satu paragraf. Kata-kata penutup berfungsi sebagai akhir pembicaraan yang mengandung harapan, penegasan, dan pernyataan lain berkenaan dengan adat sopan santun. Beberapa contoh penutup surat yang lazim digunakan, antara lain sebagai berikut.
a. Menunggu jawaban Saudara dengan segera.
b. Saya (kami) sangat menghargai bantuan Saudara.
c. Terima kasih.
d. Harap maklum.
e. Atas bantuan Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
· Salam Penutup
Salam penutup sering disebut juga penutup surat. Dalam hal ini, penulis surat mengucapkan syukur atau memberikan penghormatan penutup. Untuk itu, biasanya dipergunakan kata-kata Hormat saya, Hormat kami, atau Wassalam.
Contoh:
Hormat kami,
Sobardan
Ketua Panitia
· Tanda Tangan
Tanda tangan sebaiknya dapat dibaca, karena tidak ada alasan kuat untuk mempergunakan tanda tangan yang tidak dapat dibaca. Tanda tangan yang paling sukar dibaca, bahkan mungkin paling gampang dipalsukan.
· Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memudahkan pemeriksaan kalau ada pihak lain berkepentingan atau yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Kode yang sering dipakai dalam tembusan ialah “CC” atau juga dapat digunakan dengan kata Indonesia “Tembusan disampaikan kepada”.
Contoh:
-CC:
1. Kepada Yth. ..........
2. Kepada Yth. ..........
-Tembusan disampaikan kepada:
1. Bapak Kepala Sekolah
2. Ketua Pembinaan Kegiatan Siswa
2.6 Penulisan Surat
Langkah-langkah persiapan penguasaan penulisan surat meliputi hal berikut.
a. Mengetahui bentuk surat yang diinginkan. Dimaksudkan agar penulis atau pengirim surat dapat menentukan pilihan kepada siapa surat itu hendak dikirimkan.
b. Memiliki pengetahuan tentang cara menyusun isi surat.
c. Mengetahui sifat-sifat surat.
d. Menguasai bahasa surat.
Jika mempergunakan tulisan tangan, maka hal yang perlu diperhatikan, yakni sebagai berikut.
a. Pilihlah tinta yang tidak mudah luntur dan cepat kering. Hal ini penting agar surat sebagai dokumen penting menjadi tahan lama dan tetap dapat dipergunakan lagi apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
b. Untuk menghindari agar huruf-huruf tidak rusak ketika kertas dilipat dan dimasukkan ke dalam amplop, jangan lupa memilih tinta harus cepat kering.
c. Pakailah warna tinta yang sopan, jelas, dan lazim.
d. Jangan mempergunakan tinta warna merah karena dianggap tidak menghargai penerima. Jangan mempergunakan tinta warna yang tidak lazim dipakai orang, misalnya ungu, cokelat, jingga, atau sejenisnya. Warna yang biasa dipakai ialah warna hitam atau biru.
Jika suratnya diketik, hal yang harus diperhatikan sebagai berikut.
a. Jangan mempergunakan huruf mesin yang sudah kabur atau kurang jelas agar tidak terjadi salah kata.
b. Aturlah jarak (spasi) secukupnya. Jangan terlalu rapat dan jangan terlalu renggang.
2.7 Bentuk Surat
Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola susuan bagian-bagian surat, seperti bagian kepala surat disusun, dimana tanggal surat diletakkan, dimana dan bagaimana alamat surat dibuat, bagaimana pula isi surat itu dikembangkan dalam paragraf, serta bagaimana pula susunan penutup surat. Berikut ini adalah bentuk-bentuk surat.
Bahasa Dalam Surat
Bahasa surat memegang peranan penting, baik sebagai wakil pribadi maupun sebagai perwujudan buah pikiran atau kehendak. Karena peranan yang sangat penting itu, surat harus disusun dengan bahasa sebaik-baiknya agar apa yang kita kemukakan atau kita harapkan dari surat itu dapat tercapai.Agar kita dapat menulis surat dengan bahasa baik, hendaknya diperhatikan pedoman penulisan surat sebagai berikut.
a) Pilihlah kata-kata tepat dan jelas
Pemilihan kata-kata tepat dan jelas bukanlah pekerjaan mudah. Pemilihan kata-kata ini pertama-tama bergantung pada perbendaharaan bahasa yang kita miliki. Kita perlu berhati-hati dalam pemilihan kata-kata, sebab banyak sekali kata-kata yang mempunyai bermaca-macam arti bergantung pada penggunaannya dalam kalimat.
b) Pergunakanlah bahasa baik dan teratur
Bahasa yang baik, teratur, enak dibaca, mudah dipahami, serta tidak membosankan, merupakan modal utama dalam dunia perniagaan. kita harus berusaha agar orang tertarik membaca surat kita.
c) Usahakanlah memakai bahasa yang tidak menimbulkan keraguan-raguan
Bahasa surat yang menimbulkan keragu-raguan dan ketidakpastian dapat mengakibatkan banyak pelanggan mundur atau kontrak jual beli batal, karena pihak lain mempunyai rasa kekhawatiran.
d) Pergunakanlah bahasa yang sopan, ramah, dan hormat
Kesopanan dan keramahan merupakan unsur penting dalam surat untuk menyampaikan maksud dan kehendak serta perasaan penulis. Seorang penulis surat dikatakan ramah dan sopan jika ia bijaksana dalam menyampaikan maksudnya.
e) Pergunakanlah kalimat-kalimat singkat dan lengkap
Kalimat singkat adalah kalimat yang isinya langsung membicarakan persoalannya dan tidak memberi keterangan di luar pokok persoalan. Kalimat lengkap artinya apa yang dimaksud oleh penulis dapat tercermin dalam kalimat, yaitu bahwa dengan membaca kalimat singkat itu, pembaca telah mengerti maksudnya.
f) Pergunakanlah kalimat-kalimat segar dan positif
Kalimat segar yaitu kalimat yang enak dibaca, mudah dimengerti maksudnya dan menimbulkan perasaan yang mantap, serta menyenangkan pembaca. Usahakan pemakaian bahasa yang sesuai dengan selera masyarakat. Hindarkan pemakaian kalimat-kalimat atau kutipan yang dianggap usang.
g) Hindarkanlah penggunaan keterangan rangkap
Kadang-kadang orang ingin menegaskan arti atau pengertian sesuatu dengan jalan menggunakan keterangan rangkap. Hal ini tidak perlu dan tidak ada gunanya, karena keterangan yang berlebihan di samping kurang hormat juga dapat membosankan pembaca.
2.9 Menulis Surat Pribadi
Surat pribadi ialah surat-surat yang isinya menyangkut masalah pribadi yang dikirimkan antara orang yang mempunyai hubungan pribadi seperti anggota keluarga, tetanga, orang sekampung, teman sepermainan, kawan satu kelas atau satu sekolah, rekan satu organisasi, dan hubungan cinta antara seorang pria dengan wanita.
Bentuk atau format surat pribadi ialah sederhana dibandingkan dengan surat resmi. Tetapi secara garis besar, surat pribadi memperhatikan bentuk yang sama dengan surat resmi. bagian surat pribadi adalah:
(1) kepala surat
Surat hendaknya selalu mempunyai kepala. Yang dimaksud dengan kepala surat ialah alamat lengkap pengirim surat. Alamat lengkap terdiri dari nama pengirim surat, alamat rumah seperti nama jalan, nomor rumah, atau nomor RT dan RW, nama kampung, kemudian nama kota kabupaten atau kotamadya dan nama provinsi.
(2) tanggal surat
Setelah menuliskan kepala surat, selanjutnya menuliskan tanggal surat. Tanggal surat ini penting ditulis karena kalau pembaca ingin membalas surat, ia dapat menyebutkan surat tanggal berapa yang akan dibalas. Selain itu, penerima surat tahu tanggal berapa surat itu ditulis oleh pengirimnya.
(3) penyapa atau salam pembuka
Setiap surat selalu mengenal adanya penyapa. Yang dimaksud dengan penyapa ialah ungkapan yang maksudnya menyapa lawan bicara kita. Biasanya dalam komunikasi sehari-hari, kalau ingin berbicara, lawan bicara itu disapa dahulu. Setelah disapa, baru mulai berbicara.
(4) isi surat
Setelah menulis penyapa, maka di bawahnya merupakan tempat penyajian isi surat. Apa yang hendak disampaikan disajikan di bagian ini. Didalam menyajikan isi surat, kamu harus mempertimbangkan dengan ide apa saja yang akan disampaikan.
Yang akan disampaikan adalah hal-hal yang diperkirakan memang perlu diketahui penerima surat, atau menyangkut sesuatu yang kita perlukan dari penerima surat. Ada tiga bagian isi surat yaitu:
- Bagian pendahuluan, yaitu bagian yang merupakan pendahuluan atau pengantar sebelum memasuki tujuan pokok surat.
- Bagian tujuan, yaitu bagian yang menjadi maksud utama surat yang dikirimkan.
- Bagian penutup, yaitu bagian yang mengakhiri diskusi surat. Bagian akhir ini juga memiliki nilai tersendiri. Kita tidak boleh menutup surat asal jadi saja, melainkan harus selalu menutup surat dengan ungkapan yang manis dan mengesankan.
(5) salam penutup
Bila ada salam pembuka, tentu ada salam penutup. Salam penutup diletakkan pada bagian kanan bawah. Ungkapan yang dapat digunakan bermacam-macam. Kamu tinggal memilih salah satu dari beberapa ungkapan salam penutup seperti berikut.
- Salam bahagia,
- Wassalam,
- Rekanmu selalu,
- Ananda,
- Salam mesra,
- Salam takzim,
- Sembah sujud Ananda,
- Kasihmu selalu,
(6) tanda tangan dan nama terang
Akhirnya, surat yang sudah ditulis harus ditandatangani. Tanpa adanya tanda tangan dari penulis sebuah surat dapat dikatakan sebagai surat yang tidak sah atau bahkan mungki disebut surat kaleng. karena itu, jangan lupa membubuhi tanda tanganmu dibawah salam penutup.
Ajeng Dwi
Jalan Merdeka 17
Teluknaga (12345)
30 Desember 2015
Yanto yang baik,
Saya sampai di Pulo Gadung, Jakarta hari Rabu kemarin, pukul 7.15 WIB pagi. Untunglah Tyo dan Tya menunggu di stasiun seperti yang mereka janjikan. Kalau tidak, saya tidak tahu harus berbuat apa dengan keramaian Jakarta yang hiruk pikuk.
Teman kita Tyo dan Tya pula yang mengantar saya ke stasiun kereta api untuk menuju ke Teluknaga. Malamnya saya sudah berada di tengah-tengah keluarga paman yang dengan penuh kegembiraan menerima saya. Udara Teluknaga cukup menyenangkan, rasanya hampir sama dengan udara kota Tangerang.
Saya masih merasa capek karena berjalan jauh naik bis dari Tangerang ke Jakarta. Karena itu, saya belum sempat mencari alamat sahabat pena kita, Asuh dan Sundar. Mudah-mudahan di ujung minggu ini saya berhasil menemui mereka.
Saya akan segera memberi kabar bila ada perkembangan baru.
Terima kasih.
Rekanmu,
Ajeng Dwi
Contoh Surat Pribadi
Menulis Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang isinya menyangkut masalah yang resmi seperti masalah organisasi, instansi, atau lembaga, baik yang ditulis oleh organisasi, instansi, atau lembaga, maupun yang ditulis oleh seseorang. Bentuk dan bagian surat resmi berbeda dengan surat pribadi. Surat pribadi lebih sederhana, tidak memiliki nomor atau alamat dalam. Surat resmi pada umumnya memiliki nomor kalau surat itu dikeluarkan oleh suatu organisasi atau jawatan. Surat resmi mengenal adanya alamat dalam. Adanya nomor dan alamat dalam pada surat resmi disebabkan surat resmi selalu diarsipkan dan menjadi bahan dokumen kantor.Berikut ini bagian dari surat resmi, yaitu:
1. Kepala surat
2. Perhatian surat
3. Tanggal surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Tanda tangan dan nama terang
9. Keterangan tembusan
Contoh surat resmi
BADAN EKSEKUTIF MUHAMMADIYAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYA TANGERANG
Jln. Perintis Kemerdekaan I/33 Cikokol-Tangerang 15118
Nomor : 07/Sem./2016 15 Januari 2016
Lamp : -
Hal : Undangan Seminar
Yth, Sdr. Ir. Mohd. Ahmad
Fakultas Matematika Universitas Muhammadiyah Tangerang
Cikokol
Tangerang
Dengan hormat,
Universitas Muhammadiyah Tangerang pada tanggal 20 s.d. 22 Januari 2016 bermaksud melaksanakan seminar tentang “Ketenangan dan Dinamika Kampus”.
Seminar ini akan diikuti oleh unsur pemimpin dalam lingkungan Universitas Muhammadiyah Tangerang, Wakil stat pengajar, dan wakil-wakil mahasiswa.
Dengan ini kami panitia mengharapkan kesediaan Saudara sebagai peserta seminar, dan sekaligus mengundang Saudara hadi pada acara pembukaan yang akan dilaksanakan pada:
hari/tanggal : Senin/ 20 Januari 2016
waktu : pukul 08.00 WIB
tempat : Aula Universitas Muhammadiyah Tangerang
Demikianlah, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Salam kami,
Ir. Krisnamurti Murad
Ketua Pelaksana
Apakah kalian sudah paham tentang apa itu surat?
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Selain itu, surat dapat juga diartikan sebagai pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kegiatan tugas dan kegiatan instansi. Kata ‘surat’ berarti kertas yang ditulis atau dengan kata lain surat adalah kertas yang berisi tulisan. Jika kita berbicara tentang tulisan maka kaitannya adalah dengan bahasa. Bahasa pada hakikatnya adalah alat komunikasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa seseorang membuat atau menulis surat dengan tujuan mengomunikasikan sesuatu kepada orang lain.Surat memiliki kesamaan dengan media-media komunikasi seperti yang lain. Di harapkan dalam memahami keterampilan menulis surat ini di tanamkan pada diri sejak duduk di bangku sekolah, karena manfaatnya akan terasa jika sudah memasuki dunia kerja khususnya dalam sebuah lembaga.
